Dans une base de données Notion, chaque ligne est aussi une page dans laquelle on peut ajouter du texte, des titres, des vidéos YouTube, des sous pages … Pour cette raison, je désigne la même chose en parlant d’une ligne, d’un item, d’une carte ou d’une page d’une base de données !

Notion cherche à aider ses utilisateurs à gagner en productivité. Pour cela, les modèles sont très utiles : ils permettent de créer des pages préremplies selon les blocs de votre choix. Voici quelques exemples dans lesquels les modèles d’une base de données sont utiles :

• Toutes les semaines, vous avez une réunion d’équipe, et vous souhaitez garder une trace grâce à des comptes-rendus. Une utilisation possible : créer une base de données, dans laquelle chaque ligne représente un compte-rendu. Plutôt que de repartir d’une page blanche chaque fois, vous pouvez créer un modèle de compte-rendu avec différentes sections : Icebreaker, l’Ordre du jour, ce qui a été fait, Les points d’attention …
• Chaque semaine, vous avez une même mission, comportant les 10 sous-tâches identiques. Plutôt que de créer à la main chaque élément, vous pouvez créer le modèle de mission et ses 10 sous-tâches, qui se générerons chaque fois automatiquement.
• Vous créez des formations et vous devez respecter les normes Qualiopi : 32 critères à cocher, un sous-page ‘Suivi’ et sous-sous-pages pour chaque élève, une autre sous-page avec la liste des intervenants … Cela beaucoup de travail chaque fois, alors autant créer un modèle une fois, et toutes les pages, sous-pages, et blocs seront reproduits !

Ce que les modèles peuvent ‘automatiser’

Les propriétés d’une ligne

En créant une nouvelle ligne grâce au modèle, on peut automatiquement remplir les propriétés d’une ligne : une date, une catégorie, une personne assignée …

Les blocs dans cette nouvelle ligne

Comme dit plus tôt, il est possible de créer des blocs en tout genre dans le modèle de page. Ils se dupliqueront chaque fois qu’une nouvelle page sera créée en suivant ce modèle.

Des lignes liés par une relation à autre base de données

Plus complexe à comprendre mais cela permet de pousser les modèles à un autre niveau : imaginons le cas suivant. Au sein de Notion, vous avez deux bases de données : des projets et des To-Do. Bien sur les deux bases sont reliées grâce à un champ Relation (Il est possible d’indiquer à quel projet les tâches sont liées).

Vous souhaitez créer un modèle de projet, qui va :

1. Créer une nouvelle page dans les Projets
2. Pré-remplir des propriétés comme la Date (Aujourd’hui), la personne Responsable (Emmanuel Gutman, ou le Chiffre d'Affaires (1.000.000.00€).