Ma To-Do Notion (1)

Bien nous avons créé une première base de données - pleine page, mais elle est encore très vide. Et surtout nous avons besoin de colonnes spécifiques (dans Notion on les appelle Propriétés) afin d’utiliser ce tableau pour l’usage voulu.

Pour commencer, nous allons supprimer la colonne de trop qui se nomme ‘Etiquettes’, qui ne nous servira pas. Cliquez sur le titre de la colonne, puis sur Supprimer la propriété.

Qu’est-ce qu’un type de données ?

Dans les outils de base de données, chaque colonne a un type spécifique : on ne pourra déposer dans ces colonnes QUE un certain type de données : du texte, des nombres, une case à cocher, une étiquette, un QR-Code …

Dans Notion, lorsqu’on ajoute une nouvelle colonne, on commence par choisir le type de données que l’on déposera dedans. Avant d’ajouter des colonnes, commençons par découvrir les types basiques.

Retournons dans votre base de données. Elle n’a plus qu’une colonne, une propriété : “Nom”. Pour ajouter une colonne, cliquez sur le + grisé au niveau du nom des colonnes. A droite de la page un panneau s’affiche, avec une liste de types possibles.

D’abord on retrouve 4 propriétés qui utilisent l’IA de Notion. Nous les verrons plus tard, restons sur du simple.

• Texte : la colonne passe partout, utilisée pour déposer du texte brut.
• Nombre : ici, on ne pourra pas ajouter de lettres, que du nombres. On pourra ensuite indiquer si les nombres sont des décimales, des entiers, des euros, des roubles …
• Sélection & Sélection multiples : Avec ce type de colonnes, Notion nous invitera à créer au préalable des options, des étiquettes. Ensuite, nous pourrons ajouter ces étiquettes préfaites à nos cases (Une seule ou plusieurs selon que vous aurez choisi Multiple ou non).
• Etat : un type très utile pour se créer des To-Do un peu plus complexes que ‘A faire, En cours, Terminé’.
• Date : pour ajouter des dates, avec des formats personnalisables.
• Personne : pour identifier des membres d’un Workspace, grâce à l’adresse mail avec laquelle elles sont connectées.
• Fichiers & Media : pour déposer des documents. Attention, Notion fait beaucoup de choses mais le Drive, c’est pas encore ça ☹️.
• Case à cocher : ici, il ne sera possible que de cocher ou décocher des cases.
• URL : pour déposer des liens, par exemple vers les documents d’un drive, ou d’un serveur physique.
• E-mail, téléphone : pour ajouter juste une adresse email ou un numéro de tel, classique.
• Date de création : la date précise au moment où la nouvelle ligne a été créée.
• Créé par : le compte ou l’email de la personne qui a créé la ligne
• Et le reste, nous le verrons plus tard …

Pour découvrir et comprendre en détail le fonctionnement d’un type de propriété, je conseille de regarder les pages d’aide sur le site de Notion.

Exemple : une rapide base de données pour une To-Do

Nous allons créer une mini base de données qui nous aidera à suivre nos tâches. Nous allons donc avoir besoin de plusieurs informations :

• Le nom d’une tâche
• Son état, à faire ou terminée